Atuo na área desde 1989. Muitas mudanças já ocorreram neste período mas nada comparado ao avanço do uso da tecnologia nos últimos meses. E se tem algo que se mantém constante ao longo desses 30 anos, é a necessidade de questionar e buscar uma perspectiva de fora da área. Para começar:
Seu cliente sabe o que está contratando?
Cada vez mais precisamos de ferramentas que nos ajudem no acompanhamento das metas das equipes de RH, Fiscal, Contábil e Societário, além das tarefas, vencimentos de alvarás, certificados e outras obrigações atribuídas culturalmente ao contador.
Pense em agregar valor ao cliente
Avalie a forma na qual os trabalhos estão organizados e imagine seu cliente recebendo o que contratou sem conhecimento técnico em contabilidade. Faça as perguntas abaixo a si mesmo:
- Está satisfatório?
- Tudo que prometi eu entrego?
- Há algo que possa ser melhorado?
- Automatizado?
- A comunicação é boa e pode ser rastreada?
- Cumpro todas as obrigações legais do contrato?
Pense no que precisa ser feito como um processo
Imagine sua área fiscal iniciando pela solicitação de documentos ao cliente e terminando com a entrega dos impostos + as obrigações, isso é um processo que deve estar mapeado, padronizado, executado pelo time da mesma forma e acompanhado para não haver desvio.
Se isso não ocorre, os riscos são enormes no pagamento de multas por atraso ou inconsistências de processo.
Sugiro desenhar cada fase, organizar o passo-a-passo, entrar em consenso com a equipe e acompanhar através de indicadores, assim você elimina várias dores de cabeça.
Depois passe aos demais setores até ter todos os processos de sua contabilidade bem estruturados e monitorados.
Estabeleça alguns pontos de controle ou indicadores
Definir indicadores de acompanhamento ajudará a inserir uma cultura por resultados melhores.
Aponte desvios, converse sobre as dificuldades do time, entenda os porquês do não atingimento, defina ações para melhoria e continue a acompanhar.
Você vai ver que em alguns meses os processos melhorarão muito e seu time passará a produzir mais, com maior padrão, com mais assertividades e menor estresse.
Boa jornada!
Fernando Fix
[…] em seu escritório como um conjunto de processos padronizados e inicie um controle efetivo para melhoria da […]