Diagnóstico de Gestão para Empresas Contábeis

Nós, da equipe do e-Kanban, elaboramos um guia prático com 10 perguntas para avaliar o estado da gestão em sua empresa. O objetivo é que a maioria das respostas seja “sim”, e para isso, explicaremos a importância de cada pergunta.

1. Todas as solicitações dos seus clientes estão devidamente mapeadas e atribuídas para execução?

O mapeamento e atribuição das solicitações reduzem as chances de esquecimento ou negligência de alguma atividade. Isso demonstra atenção às necessidades dos clientes e fortalece a confiança na relação. Além disso, organizar o fluxo de trabalho da equipe reduz a probabilidade de erros e retrabalho, melhorando a comunicação interna e a experiência do cliente.

2. Os impostos a serem apurados para seus clientes estão todos mapeados e organizados cronologicamente?

Organizar os impostos de forma cronológica permite uma tomada de decisão mais clara, análise de tendências ao longo do tempo e identificação de áreas que requerem atenção especial. Isso proporciona uma visão tanto para a empresa quanto para os clientes, permitindo um planejamento financeiro mais eficaz e transparente.

3. As obrigações acessórias de seus clientes estão todas organizadas e controladas?

Organizar as obrigações acessórias auxilia na auditoria e no acompanhamento das atividades financeiras, aprofundando a análise e identificando oportunidades de melhoria.

4. As peculiaridades de processo dos seus clientes estão documentadas e disponíveis para os executores nos departamentos?

Documentar e disponibilizar as particularidades dos processos dos clientes melhora a eficiência operacional, proporciona um atendimento personalizado e assegura consistência na execução das tarefas, promovendo confiança e credibilidade na relação com o cliente.

5. Os certificados digitais, alvarás, AVCBs de Bombeiros e outros controles de vencimentos para seus clientes estão organizados? Você recebe avisos antecipadamente para providências?

Manter os certificados e alvarás atualizados e organizados é essencial para garantir o cumprimento das regulamentações legais e normativas, evitando consequências legais e financeiras. Receber avisos antecipados permite tomar as providências necessárias a tempo, demonstrando compromisso com a conformidade e a ética profissional.

6. Você acompanha as horas vendidas para seus clientes versus as horas consumidas na execução dos trabalhos?

Acompanhar as horas consumidas ajuda na precificação adequada dos serviços, gerenciamento de fluxo de caixa e distribuição equilibrada de recursos, beneficiando não apenas a gestão, mas também outros setores, como o financeiro e o de recursos humanos.

7. Quando é necessário reajuste de honorários, você possui registros que lhe auxiliem na argumentação com seus clientes?

Registros detalhados fornecem uma base sólida para a argumentação, demonstrando o valor agregado pelos serviços prestados e justificando a necessidade de ajustes nos honorários, fortalecendo a confiança com os clientes.

8. Todos os seus clientes assinaram contrato de prestação de serviços com sua empresa?

Os contratos estabelecem claramente as expectativas, responsabilidades e termos do relacionamento com os clientes, proporcionando segurança jurídica e protegendo os interesses da empresa.

9. Quando sua empresa fecha contrato com um novo cliente, você tem todos os passos organizados para garantir uma excelente experiência para ele? Consegue gerenciar essas atividades em todos os setores do seu escritório?

Planejar e acompanhar cada etapa do processo, desde o primeiro contato até a entrega final, assegura a satisfação do cliente e pode ser facilitado com um workflow bem definido.

10. Você possui painéis de gestão para acompanhar as atividades em seu escritório? Se um cliente aparecer na recepção, você consegue em 2 minutos saber tudo que está acontecendo com ele e o status das atividades para melhor atendimento?

Painéis de gestão permitem acompanhar o progresso de cada tarefa, visualizar prazos importantes e identificar possíveis gargalos de forma rápida e eficiente, oferecendo um atendimento mais personalizado e proativo.