[Gestão em Contabilidades] Como estão nossas análises?

A aplicação das novas metodologias têm se mostrado complexas porém percebemos evolução, mas então, fica a pergunta:

Por que os empreendedores do segmento contábil investem pouco na gestão da sua própria contabilidade?

Os desafios que temos enfrentado são gigantes:

  • Dedicação integral das pessoas ao negócio
  • Falta de recursos em caixa, vendas em época de pandemia
  • Manter o time motivado mesmo em afastamento social
  • Fazer as operações acontecerem com os clientes mesmo em ferramentas on-line
  • Abertura de novas parcerias e frentes de trabalho

O contador passou a ser visto por vários mercados como um potencial canal de vendas ou vendedor para produtos em suas bases de clientes. Empresas criam programas de fidelidade, níveis para número de clientes indicados e outros bônus quando recebem indicação ou fecham parceria com os clientes do contador.

Qual o ganho? Financeiro? Mercado? Fidelidade do cliente? Automação?

Ganho Financeiro: em geral as ofertas de produtos reservam comissionamento ao contador ou desconto aos clientes, adivinhem qual a prática mais usual? Pois é… Contador adora seus clientes e normalmente concede a esses o mesmo desconto que recebe pelos produtos, ou seja, neste caso não há ganho financeiro.

Ganho de Mercado: várias campanhas alertam os contadores para que fiquem atentos às mudanças do mercado, com o advindo da tecnologia é necessário repensar os métodos utilizados e passar de um trabalho de contabilista para um trabalho de consultoria. 

  • Como a tecnologia realmente ajuda o contador a dar conta da burocracia brasileira e ainda atender aos clientes?
  • Como é possível melhorar a quantidade de clientes em uma contabilidade se o atendimento demandado é pessoal?
  • Vale personalizar por cliente e sua tributação?
  • Depende de cada caso concreto para análise?

Penso que cada passo precisa ser bem avaliado e neste caso os ganhos são reais. Por exemplo, no uso de um software de gestão único em toda carteira de clientes cuidada pelo contador.
Porém, é preciso criar estrutura de atendimento e suporte ao cliente que dê conta dessa demanda e por consequência cobrar por esse atendimento diferenciado.

Já pararam pra pensar que consultoria vale mais que atendimento técnico?

Fidelidade do Cliente: ponto fundamental na relação do contador com seus clientes é a pessoalidade e confiança profissional.

Cabe ao contador criar mecanismos de interação e fidelização sempre buscando aproximação nas entregas e atendimentos. Neste caso, o uso de tecnologia atrelada aos processos têm grande chance de ajudar se usada de forma correta.

Apoiar na gestão dos clientes pode ajudar na fidelização dos mesmos para o contador. Melhorar a margem dos contratos é aplicar mais horas aplicadas, ou seja, a remuneração também pode aumentar.

A equação aqui buscada deve ser o apoio e a retribuição por esse esforço.

Automação: São evidentes os ganhos em automação quando a gestão administrativa/financeira, de recursos humanos, de compras e outras funcionam bem com softwares e demais componentes.

As contabilidades atualmente trabalham muito com integração de dados e softwares de gestão para eliminar digitações e outros processos manuais de inserção de dados em sistemas contábeis.

E cadê a gestão da empresa contábil?

Em relação ao ganho financeiro, é possível dizer que o contador ganha mais quando as margens do seu contrato são adequadas junto aos clientes.
Então como mensurar isso de forma prática e periódica?

  1. Num processo comercial na maioria das vezes não é possível dimensionar exatamente o volume de trabalho que o cliente proporcionará ao escritório
  2. Portanto, através de algumas métricas de horas e volumes se atribui um preço
  3. E, após isso, somente o acompanhamento das demandas no escritório é que pode confirmar a correta precificação do contrato

Como as contabilidades têm feito esse acompanhamento periódico?

Como mensurar tempos gastos nos processos? E nas tarefas e atendimentos esporádicos dos clientes?

Três palavras: Ferramenta de gestão.

Escalar serviços é tarefa complexa, mas possível. Devido a personalização necessária e a chamada pessoalidade, os contadores devem manter banco de dados de todas as peculiaridades de seus clientes.

Assim, em contato de qualquer colaborador da contabilidade com o cliente ou vice-versa vai existir o acesso a detalhes que permitirão personalizar as respostas e interações entre as partes.

Esses detalhes são os mais variados:

  • Regime tributário
  • Códigos de acesso aos sistemas públicos
  • Sindicato vinculado
  • Tipos de operações fiscais
  • Modelos de relatórios para conciliação contábil
  • Premissas usadas na folha de pagamentos.

Tendo todas essas informações em mãos, torna-se possível atender e atingir as expectativas e necessidades do cliente.

E quanto tempo e recursos os contadores têm investido neste processo interno de gestão de suas contabilidades?

Será que as equipes das contabilidades dedicam tempo para mapear os detalhes dos clientes?

Onde armazenam toda essa informação?

Novamente, três palavras: Ferramenta de gestão.

Olhando para o prisma da automação, vemos muito esforço por parte das contabilidades e suas equipes na automação para troca de dados com os clientes.
A transição do papel para o digital vem sendo feita através de softwares de gestão cada vez mais amistosos e usados pelas empresas.

Uma outra ênfase para a automação na gestão de empresas contábeis, é hora de olhar para os processos do escritório ou da controladoria.

Automação neste caso se dá por análises de processos e identificação de gargalos onde é possível agir e usar tecnologia para melhoria.

Em nossa jornada temos visto vários casos concretos, alguns exemplos:

  • Fechamento de proposta comercial com reporte automatizado para os setores da contabilidade iniciarem os processos legais do cliente
  • Quando um CNPJ é registrado as áreas recebem notificação para início das obrigações legais
  • Na avaliação de um cliente obter todas as informações disponíveis dele em alguns cliques e por aí podemos imaginar quanto ganho de tempo e informações é possível atingir

É necessário investimento em melhoria e uso da tecnologia para os clientes, mas também para as estruturas de empresas contábeis e controladorias.

Precisamos buscar um equilíbrio entre as ofertas aos clientes e a gestão interna das empresas, uma dando suporte a outra para que os serviços possam permanecer confiáveis, pessoais e de excelência.

Para que as necessidades e expectativas externadas pelos clientes também sejam escaláveis e rentáveis. E que a análise, melhoria e investimentos sejam constantes.

Bom trabalho e excelentes resultados!

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