Contabilidade têm tarefas, divisões de setores e entrega de documentos, muuuitos documentos.
Para se ter noção do que está sendo feito, geralmente existe um gestor. E o escritório provavelmente usa algum software contábil, gratuito ou pago. O “jeito antigo” com planilhas e papéis ainda é válido apesar de estar caminhando para um rumo insustentável.
E a gestão da gestão?
É aí que entra a gestão de processos contábeis, ela é a base.
Perdão pela analogia se você estiver com fome, mas pense num bolo.
Quem compra, recebe ele pronto e, por trás, existe…
- Quem fez
- Quem comprou os ingredientes
- Quem checou os itens envolvidos, das ferramentas ao melhor tipo de forno
- Um lugar para execução.
É o bolo bonito no display que ganha fãs e vira parte da rotina da pessoa, indo à padaria todo sábado de manhã, fazendo propaganda aos amigos pela confiança de que aquele pedaço de bolo não foi acaso, foi pensado para o cardápio e é garantia do lugar.
Ter um escritório sem uma estrutura é como fazer contabilidade para seus clientes sem informações deles, sem software contábil, sem padronização.
Você pode até acertar vez ou outra, na base da sorte, mas estruturando da forma correta, você irá conseguir uma melhor garantia de entrega e assim…
Seu cliente recebe a fatia que pediu
A conta parece simples: nem mais nem menos; o justo. Mas é fácil se perder na quantidade de tarefas, no tempo que demanda atender às necessidades, essas muitas vezes repetitivas.
Pense que durante a execução de um processo pode tocar o telefone, a campainha, chegarem notificações no celular…
Como saber sempre, pelo menos, as respostas dessas duas perguntas básicas:
- O que fazer?
- De que forma fazer?
Como medir? Como garantir que você trabalhará do ponto que parou em diante?
Gestão de processos.
Sua equipe divide as etapas do melhor jeito
Não adianta todo mundo achar que sabe fazer bolo, e, sem comunicação, colocarem mais fermento do que deve ou nem colocar.
Pense na necessidade de fazer 10 bolos iguais, como garantir que as misturas, os tempos de cozimento, os ingredientes e tudo mais foi corretamente aplicado?
Talvez seu bolo possa não crescer, queimar ou não ficar apetitoso.
Agora, de volta à contabilidade:
Pense nas entregas de seu escritório contábil ao cliente, pense em gerar folha de pagamento sem os descontos legais ou apurar o Simples sem parte das vendas registradas. Pense em fechar os balancetes sem lançamento bancário.
Planejamento, estruturação, comunicação e visualização das atividades de cada setor. Fazer isso é o quê?
Gestão de processos.
Mas, lembre-se: Ter os melhores ingredientes não é o suficiente
Misturar primeiro os ingredientes secos? Água ou leite? Forninho ou forno?
E que tal apurar o simples e depois lançar os serviços? Talvez enviar o balancete e depois lançar as despesas? Fechar a folha e não colocar as horas extras?
São muitas as possibilidades, é preciso ter um norte e segui-lo, o saber-como-fazer. Uma metodologia estruturada e possível de ser seguida por todo time envolvido. Sabe do que isso faz parte, não é? 😉
Solicite documentos de forma automatizada, guarde todos os dados dos clientes em fichas técnicas, registre exatamente quais relatórios e necessidades. Vamos juntos?
