
Processos da contabilidade com uma boa gestão
Planilha para rotinas do escritório ou sistema contábil?
Antes de tudo, pense na gestão dos processos da contabilidade.
União de BPM com Gestão
A sigla de Business Process Management ou Gerenciamento de Processos, é um conceito que une Gestão com Tecnologia.
O foco é na otimização dos resultados por meio da melhoria contínua dos processos.
Algumas vantagens:
- Estruturação e padronização de atividades
- Indica as melhores práticas na organização
- Permite mensurar os resultados
- Redução de custos
- Otimização do tempo
- Aumento da satisfação nas entregas
- Reforço nas atribuições e responsabilidades
E na contabilidade?
O gerenciamento de processos pode ser facilmente implantado numa contabilidade. Avisos, relatórios, informações compartilhadas em tempo real são pontos que unem gestão com tecnologia trazem melhoria contínua e otimização.
E mais:
- Principais rotinas são recorrentes e previsíveis
- Contratos preveem entregas similares
- Quanto mais padronizado, melhor o desempenho
- Com mais pessoas envolvidas, mais se exige padronização e processos bem definidos
- Conforme mais seguro e confiável o processo, melhor a reputação no mercado
- Mais clientes? Mais gestão dos processos.
Ok e quanto aos outros setores?
Falemos do setor que cuida da abertura de empresas, conhecido como Societário ou Paralegal, dependendo sua região.
Registrar uma empresa, alterar o endereço ou obter um alvará é um processo burocrático, certo?
Envolve, no mínimo, quatro pontos:
- Muitos órgãos públicos
- Cadastros
- Documentos
- Atenção para que seja finalizado com sucesso
Assim, quando o estresse aparecer, depois de respirar fundo, converse com a equipe, reveja as etapas e reconheça os gargalos.
Estar ciente e aberto à mudança conta muito, mesmo que mudar a cultura seja algo difícil, é possível. Tenha em mente que hábitos menores influenciam nos maiores e resistir aos ímpetos do “pelo menos foi feito” e “deixa que eu faço”.
Lembre-se:
Resultados a longo prazo precisam ser cultivados com a soma dos atos imediatos.
E quanto a parte técnica junto à tecnologia?
Mapeie processos:
- Tenha os fluxos organizados
- Crie listas de atividades
- Faça uma comunicação automatizada
Desse jeito, você e sua equipe obterão mais tranquilidade.
Agora, entrando um pouco nos processos comerciais das empresas empresas contábeis…
Algumas questões:
- Quais perguntas faço ao cliente para elaborar as propostas?
- Posso melhorar essa abordagem? Torná-la mais fácil?
- Após a coleta de dados, como utilizo e mantenho guardadas as informações?
- Tenho modelos de propostas para trabalhos societários e paralegais? Serviços contábeis? Consultoria? Treinamentos?
- Nas propostas contábeis tenho certeza de estar incluindo todo o tempo necessário e também as obrigações com o governo?
- E os demais serviços como Imposto de Renda?
- Há uma tabela de preços a seguir?
Enfim, essa lista vai ficando grande e o objetivo aqui é alertar para que:
- Façamos um planejamento comercial
- Tenhamos processos definidos
- Modelos a seguir
- Precificação coerente
Para sermos eficazes na apresentação de propostas, esse cuidado no desenvolvimento agora é para conseguir um melhor retorno financeiro depois.
- Tenha modelos de propostas já pré-configuradas para montar as suas
- Cadastre valor para os serviços e torne sua precificação mais simples
- Insira nas propostas todo detalhamento de serviços e após gere o contrato automaticamente
- Acompanhe as etapas de fechamento com o cliente, guarde em nuvem todas as versões de propostas elaboradas, acesse a qualquer momento via web
- Fechando o contrato, transforme toda informação coletada em dados para sua equipe trabalhar mais orientada às necessidades e expectativas de seus clientes
Para finalizar, um panorama da equipe…
Para receber documentos de forma clara e com prazos definidos é preciso socilitá-los desse jeito. Assim como acusar o recebimento quando há apenas o envio parcial, como as vezes acaba acontecendo.
Quanto ao percurso de um processo contábil, é importante lembrar desses questionamentos:
- Documentos e fechamento do mês foram solicitados ao cliente?
- Financeiro, extratos foram recebidos/conferidos?
- Há configurações adicionais a fazer? Arquivos integrados?
- Está tudo conciliado? Alguma inconsistência?
- Fechamento está validado pelo contador?
- Já foi enviado balancete ao cliente?
- Reunião de apresentação agendada? Executada?
- Finalizamos o mês? Sucesso?
Por fim, quando o cliente utiliza ferramentas digitais, está tudo correndo bem ou há melhorias a propor? Tecnicamente podemos contribuir? Como melhorar essa comunicação e os dados?
Diante de tantas questões, algumas respostas:
Podemos reduzir custos, otimizar tempo e entregar com mais qualidade com essa simples checagem rápida das atividades da equipe:
- Checklist verificado
- Peculiaridades do cliente observadas
- Dados validados prontos para serem apresentados