Processos da contabilidade com uma boa gestão

homem com notebook

Planilha para rotinas do escritório ou sistema contábil? Antes de tudo, pense na gestão dos processos da contabilidade.

BPM

A sigla de Business Process Management ou Gerenciamento de Processos, é um conceito que une Gestão com Tecnologia.

O foco é na otimização dos resultados por meio da melhoria contínua dos processos.

Algumas vantagens:

  • Estruturação e padronização de atividades
  • Indica as melhores práticas na organização
  • Permite mensurar os resultados
  • Redução de custos
  • Otimização do tempo
  • Aumento da satisfação nas entregas
  • Reforço nas atribuições e responsabilidades

E na contabilidade?

O gerenciamento de processos pode ser facilmente implantado numa contabilidade. Avisos, relatórios, informações compartilhadas em tempo real são pontos que unem gestão com tecnologia trazem melhoria contínua e otimização.

E mais:

  • Principais rotinas são recorrentes e previsíveis
  • Contratos preveem entregas similares
  • Quanto mais padronizado, melhor o desempenho
  • Com mais pessoas envolvidas, mais se exige padronização e processos bem definidos
  • Conforme mais seguro e confiável o processo, melhor a reputação no mercado
  • Mais clientes? Mais gestão dos processos.

Ok e quanto aos outros setores?

Falemos do setor que cuida da abertura de empresas, conhecido como Societário ou Paralegal, dependendo sua região.

Registrar uma empresa, alterar o endereço ou obter um alvará é um processo burocrático, certo?

Envolve, no mínimo, quatro pontos:

  • Muitos órgãos públicos
  • Cadastros
  • Documentos
  • Atenção para que seja finalizado com sucesso

Assim, quando o estresse aparecer, depois de respirar fundo, converse com a equipe, reveja as etapas e reconheça os gargalos.

Estar ciente e aberto à mudança conta muito, mesmo que mudar a cultura seja algo difícil, é possível. Tenha em mente que hábitos menores influenciam nos maiores e resistir aos ímpetos do “pelo menos foi feito” e “deixa que eu faço”.

Lembre-se:

Resultados a longo prazo precisam ser cultivados com a soma dos atos imediatos.

E quanto a parte técnica junto à tecnologia?

Mapeie processos:

  • Tenha os fluxos organizados
  • Crie listas de atividades
  • Faça uma comunicação automatizada

Desse jeito, você e sua equipe obterão mais tranquilidade.

Agora, entrando um pouco nos processos comerciais das empresas empresas contábeis…

Algumas questões:

  • Quais perguntas faço ao cliente para elaborar as propostas?
  • Posso melhorar essa abordagem? Torná-la mais fácil?
  • Após a coleta de dados, como utilizo e mantenho guardadas as informações?
  • Tenho modelos de propostas para trabalhos societários e paralegais? Serviços contábeis? Consultoria? Treinamentos?
  • Nas propostas contábeis tenho certeza de estar incluindo todo o tempo necessário e também as obrigações com o governo?
  • E os demais serviços como Imposto de Renda?
  • Há uma tabela de preços a seguir?

Enfim, essa lista vai ficando grande e o objetivo aqui é alertar para que:

  • Façamos um planejamento comercial
  • Tenhamos processos definidos
  • Modelos a seguir
  • Precificação coerente

Para sermos eficazes na apresentação de propostas, esse cuidado no desenvolvimento agora é para conseguir um melhor retorno financeiro depois.

  • Tenha modelos de propostas já pré-configuradas para montar as suas
  • Cadastre valor para os serviços e torne sua precificação mais simples
  • Insira nas propostas todo detalhamento de serviços e após gere o contrato automaticamente
  • Acompanhe as etapas de fechamento com o cliente, guarde em nuvem todas as versões de propostas elaboradas, acesse a qualquer momento via web
  • Fechando o contrato, transforme toda informação coletada em dados para sua equipe trabalhar mais orientada às necessidades e expectativas de seus clientes

Para finalizar, um panorama da equipe…

Para receber documentos de forma clara e com prazos definidos é preciso socilitá-los desse jeito. Assim como acusar o recebimento quando há apenas o envio parcial, como as vezes acaba acontecendo.

Quanto ao percurso de um processo contábil, é importante lembrar desses questionamentos:

  • Documentos e fechamento do mês foram solicitados ao cliente?
  • Financeiro, extratos foram recebidos/conferidos?
  • Há configurações adicionais a fazer? Arquivos integrados?
  • Está tudo conciliado? Alguma inconsistência?
  • Fechamento está validado pelo contador?
  • Já foi enviado balancete ao cliente?
  • Reunião de apresentação agendada? Executada?
  • Finalizamos o mês? Sucesso?

Por fim, quando o cliente utiliza ferramentas digitais, está tudo correndo bem ou há melhorias a propor? Tecnicamente podemos contribuir? Como melhorar essa comunicação e os dados?

Diante de tantas questões, algumas respostas:

Podemos reduzir custos, otimizar tempo e entregar com mais qualidade com essa simples checagem rápida das atividades da equipe:

  • Checklist verificado
  • Peculiaridades do cliente observadas
  • Dados validados prontos para serem apresentados