Trabalhando com workflow e dashboard na contabilidade
Primeiramente, são palavras inglês mas existem traduções equivalentes em português: Fluxo de automação e Painel Indicativo, respectivamente. Escolhido o idioma de preferência, vamos seguir em frente
Para começar, fluxos podem ser usados em diversos setores e se encaixa muito bem na contabilidade. Serve para organizar tarefas, a equipee até em conjunto com o cliente e é uma ótima solução para usar em conjunto com a automatização e gestão de processos.
Outra coisa a levar em conta na hora de colocar em prática é o envolvimento da equipe e o modelo de workflow a ser utilizado, se vai ser aberto ou fechado, por exemplo.
Workflow aberto ou fechado
Workflow fechado:
- Também é conhecido como workflow de produção
- Pode ser manual ou automatizado
- Funciona numa escala maior
- Serve para processos repetitivos, que requerem certa complexidade
- Uma vez definido, não é possível mudá-lo
Workflow aberto:
- Também chamado de workflow adhoc
- Pode ser manual ou automatizado
- Funciona para tarefas individuais mas que ao mesmo tempo podem acontecer em grupo.
- Serve para processos que passam por mudanças durante a execução.
- Por seu formato flexível, é feito para caber mudanças, mesmo quando está em andamento.
Ferramentas paralelas e visuais
Por ser um recurso de visualização que pode ser combinado com outras ferramentas, quando há um dashboard, fica mais fácil ter uma visão total do que está acontecendo, inclusive “ao vivo”.
Três vantagens do uso de painéis indicativos:
- Praticidade pois em vez de vários documentos e planilhas, no lugar entram os gráficos
- Melhor análise pois facilita a comparação e a identificação de demandas, de gastos, de tempo
- Uma projeção mais acurada para o que está por vir, afinal, com tudo documentado, as estratégias ficam mais certeiras em suas elaborações
Ainda que para começar a rodar essas ferramentas seja necessária uma atenção maior a sua estruturação a consequência da aplicação das mesas como maior organização e integração entre os setores, assim como mais produtividade e redução de gastos, compensam o tempo inicial investido.
Bônus: Controle de vencimentos e de tarefas contábeis
Quando pensamos em estrutura, não podemos esquecer delas: As tarefas rotineiras e pequenas podem tomar tempo.
– Ah mas é coisa rápida
– Já sei “de cabeça”
– Nem precisa anotar
Se você já usou uma dessas frases, sinto dizer, mas tem chance dessas “tarefinhas” virarem uma grande bola de neve ao deixarmos para trás algo que deveria ter sido feito. Ao repassar o que foi feito, sem um mapeamento de atividades, vem o peso do retrabalho. Sem contar que, talvez, o que foi esquecido, pode prejudicar terceiros e fazer parte de um processo maior.
Um checklist completo já vai ajudar a mudar esse quadro.
