Como organizar tarefas e processos societários
Descomplique o setor societário
Alterações contratuais, abertura e encerramento de empresas, alterações cadastrais, procurações, documentos e outras demandas fazem parte da rotina do setor societário de um escritório contábil (também chamado de setor paralegal em alguns escritórios), responsável, em geral, por processos relacionados à constituição, alteração e regularização de empresas.
Com diferentes clientes, prazos, responsáveis e etapas para acompanhar, manter todos esses processos organizados pode se tornar um desafio.
E se a primeira solução que vem à cabeça é uma planilha, você não está sozinho.
Foi justamente aprimorando uma planilha para organizar os processos de um escritório de contabilidade que nasceu o e-Kanban.
Com o tempo, a necessidade de estruturar processos mais complexos levou ao desenvolvimento do e-Flow, uma solução online para criação, acompanhamento e automação de fluxos de trabalho.
O que torna a gestão societária mais complexa?
Um processo societário normalmente envolve várias etapas e pode depender de diferentes pessoas, documentos e informações.
Quando esse controle é feito manualmente, algumas dificuldades podem aparecer:
- Tarefas que dependem de outras atividades;
- Prazos diferentes para cada etapa;
- Informações espalhadas em arquivos e sistemas;
- Dificuldade para saber quem é responsável por cada tarefa;
- Necessidade de repetir atividades em processos semelhantes;
- Pouca visibilidade sobre o andamento dos processos.
Por isso, mais do que registrar tarefas, é importante estruturar o processo societário.
Como organizar os processos societários?
Uma gestão mais eficiente começa pela definição de um fluxo de trabalho.
Para cada processo, é possível estabelecer:
Etapas: quais atividades precisam ser realizadas e em que ordem.
Responsáveis: quem deve executar cada etapa.
Prazos: quando cada atividade precisa ser concluída.
Informações: quais dados e documentos são necessários.
Ações automáticas: quais tarefas ou movimentações podem ser geradas automaticamente.
Essa estrutura permite transformar processos que antes dependiam de acompanhamento manual em fluxos mais previsíveis e organizados.
Automatize tarefas do setor societário
Nem toda tarefa precisa ser criada ou acompanhada manualmente.
Em processos que seguem padrões semelhantes, é possível configurar automações para criar atividades, movimentar etapas e notificar responsáveis de acordo com as regras definidas.
Isso pode reduzir o trabalho repetitivo da equipe e diminuir a possibilidade de uma etapa ser esquecida.
Centralize as informações
Outro desafio da gestão societária é manter as informações acessíveis para toda a equipe.
Em vez de depender de planilhas compartilhadas, arquivos espalhados ou informações armazenadas individualmente, uma plataforma de gestão de processos pode centralizar o acompanhamento em um único ambiente.
Assim, a equipe consegue visualizar os processos em andamento, suas etapas, responsáveis e prazos.
e-Flow: Além da gestão de processos societários
O e-Flow foi desenvolvido para estruturar fluxos de trabalho e facilitar a gestão de processos dentro do escritório contábil.
Com ele, é possível criar fluxos personalizados, como os de onboarding, definir etapas e responsáveis, automatizar tarefas e acompanhar os processos em um ambiente online.
A proposta é transformar processos que dependem de controles manuais em fluxos estruturados e fáceis de acompanhar.
Se o seu setor societário ainda depende de planilhas e controles manuais para acompanhar tarefas e processos, conheça o e-Flow.