O que é e como controlar o Certificado Digital?

O que é e como controlar o Certificado Digital?

Como a história (muitas vezes bem recente) registra, são vários os exemplos de empresas que tiveram seus dados acessados por terceiros, sofreram com fraudes em transações eletrônicas e viram informações sigilosas serem divulgadas. Tudo porque a internet é um meio aberto de comunicação.

Para resolver o problema, empreendedores e contabilistas contam com a Certificação Digital. Explicamos sobre isso neste artigo. Boa leitura.

O que é o Certificado Digital?

Um certificado digital funciona como uma senha eletrônica. Ele possibilita que os dados trocados pela internet por uma pessoa ou organização sejam seguros. Assim como uma carteira de motorista ou um passaporte, a certificação digital atesta a identidade de uma pessoa/empresa. Vai um pouco mais além: confirma a autenticidade das informações declaradas.

No certificado digital de empresas (e-CNPJ) constam o seu nome, a chave de identificação (que é um número) e os dados que a identificam nos sistemas de gestão e na Receita Federal. O e-CNPJ permite a autenticação da companhia em uma série de processos, conforme descrito no próximo tópico.

Além do e-CNPJ, outro tipo comum de certificação digital é o e-CPF, certificado utilizado para pessoas físicas. Embora o empresário possa usá-lo para assinar digitalmente documentos na posição de representante legal da empresa, ele não serve para emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo.

Para que serve a Certificação Digital?

Algumas das funções do e-CNPJ incluem:

Acesso à Caixa Postal da Receita Federal;
Consulta e alteração de dados cadastrais;
Consulta de pendências fiscais;
Transmissão das seguintes obrigações acessórias: DCTF (Declaração de Créditos e Débitos Tributários), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), ECD (Escrituração Contábil Digital), ECF (Escrituração Contábil e Fiscal), EFD (Escrituração Fiscal Digital) do ICMS/IPI e do PIS/COFINS/CPRB entre outras;
Consulta de intimações e impressão da DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal);
Geração do requerimento do seguro desemprego;
Recuperação do arquivo das declarações transmitidas;
Consulta dos valores informados por outras empresas (fontes pagadoras) para a Pessoa Jurídica;
Fornecimento da Procuração Eletrônica ao contador ou a terceiros, possuidores de Certificado Digital (e-CPF e ou e-CNPJ) para executar todos ou parte dos serviços acima mencionados;
Consulta e movimentação da conta do FGTS dos colaboradores;
Agendamento de atendimento presencial nas unidades da Receita Federal;
Efetuação de parcelamentos.

Já algumas das atividades seguradas pelo e-CPF são:

Transmissão da ECD (Escrituração Contábil Digital);
Transmissão das Declarações de Imposto de Renda Pessoa Física;
Consulta dos dados cadastrais;
Atualização de endereço;
Recebimento de mensagens enviadas pela Receita Federal;
Verificação fiscal da Pessoa Física (verificar se existem pendências tributárias);
Consulta de quais empresas a pessoa é sócia ou acionista e quais empresas já participou como sócio e ou acionista;
Emissão da 2ª via dos pagamentos (DARF) efetuados pela pessoa física;
Recuperação da cópia do arquivo de declaração transmitida;
Consulta dos valores informados por fontes pagadoras ao CPF do responsável;
Habilitação no Radar Siscomex;
Agendamento de atendimento presencial nas unidades da Receita Federal.
Processos na Junta Comercial.

Quem precisa de um Certificado Digital?

A certificação digital é uma exigência para todas as empresas, independente de seu regime tributário.

Como obter um Certificado Digital?

Para obter uma certificação deve-se escolher uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil). Cada AC (Autoridade Certificadora) tem a responsabilidade de associar uma pessoa física ou jurídica a um conjunto de chaves criptográficas que fazem a identificação da pessoa/empresa no ambiente online.

O certificado digital possui validade?

Sim, e justamente por isso um documento só poderá ser assinado eletronicamente enquanto o certificado estiver válido. O recomendado é que a renovação seja solicitada com no mínimo 30 dias de antecedência.

Em um grande número de empresas a gestão do certificado eletrônico é feita pelo contador. Algumas organizações fazem o controle por meio de planilhas mas, como elas são preenchidas manualmente, existe sempre a possibilidade de um erro humano.

Por isso, o ideal é que esse controle seja automatizado. Desse modo, os certificados terão seus vencimentos controlados com a antecedência necessária para que a empresa não seja pega de surpresa.

Caso você queira entender melhor como um software faz o controle da certificação digital, entre em contato. Aproveite que está aqui e conheça o E-kanban contábil, nossa solução de gerenciamento de processos e rotinas contábeis dos setores de RH, Fiscal, Contábil e Societário.

Automatize processos contábeis com e-Kanban

Você controla seus processos contábeis em planilhas? Sabe a quantidade de horas contratadas e as horas utilizadas de cada cliente? Já pensou em melhorar a comunicação entre os setores de RH, Fiscal, Contábil e Societário? Se você respondeu sim a pelo menos uma dessas perguntas, então este artigo é para você.

Está na hora de automatizar processos contábeis

Pensando em suprir a falta de controle dos processos contábeis, nós, da APP Contábil, desenvolvemos o e-Kanban Contábil. O software permite o gerenciamento de processos e rotinas contábeis dos setores de RH, Fiscal, Contábil e Societário.

Toda a gestão é realizada em um único local, o que significa que os dados entre os setores são facilmente compartilhados e é possível visualizar o andamento de cada processo. E muito mais do que apenas visualizar, o software possibilita o gerenciamento desses mesmos processos de modo descentralizado e com todo o controle que não é possível obter com as planilhas.

O e-Kanban é voltado tanto para empresasde contabilidade quanto para contadores individuais. Dentre as funcionalidades, destacamos:

Conciliação de Notas Fiscais;
Informações acessíveis aos coordenadores e colaboradores;
Comunicação entre setores;
Controle de horas trabalhadas por cliente;
Criação e controle de prazos e metas;
Controle de vencimento de Certificados Digitais;
Controle de inadimplência;
Controle do setor societário;
Ficha técnica por cliente e por área (para definição de particularidades de cada cliente);
Comparativo DFE;
Delegação de tarefas;
Histórico do cliente;
Dashboard disponível para cada usuário;
Entre outras.

Basicamente, o software permite o contador responder a perguntas como:

Que impostos e obrigações devem ser entregues por cliente?
Esses impostos e obrigações foram entregues no prazo e dentro da meta estipulada internamente?
Quais colaboradores atingiram a meta?
As obrigações acessórias do cliente foram entregues no prazo? O cliente ficou sabendo com antecedência dessas obrigações?

E-Kanban: caso de sucesso

Como sabemos que toda empresa busca retorno em seus investimentos, ao invés de aqui ficarmos falando sobre os benefícios do e-Kanban, apresentaremos alguns números de um de nossos clientes: a empresa contábil Organo.

Utilizando o e-Kanban há 5 anos, hoje a Organo conta com 17 mil tarefas criadas na ferramenta. Além disso, conseguiu:

Ganho de produtividade em 181% em processos societários (de 33 processo/mês passaram a 90, mantendo a mesma equipe e estrutura);
Redução de 83% no pagamento de multas resultantes por erros nos processos contábeis;
Taxa de 98,57% de fidelidade dos clientes.

Também graças ao e-Kanban a Organo percebeu que tinha R$ 52 mil de déficit de clientes tomando mais tempo do que o acordado por contrato. Com essa informação, a estratégia da empresa foi focar em trabalhar com esses clientes que davam prejuízos, melhorando os processos e revertendo o cenário.

Outros benefícios percebidos pela Organo:

Equipe trabalha em conjunto;
Fechamentos podem ser auditados de maneira mais eficiente;
Histórico é mantido na ferramenta;
Coordenador consegue avaliar cada passo do processo;
Processos padronizados;
Coordenadores conseguem focar-se na gestão de pessoa;
Coordenadores conseguem melhor distribuir a carteira de clientes para seus colaboradores.

E-Kanban: planos e algumas características

O software está disponível na nuvem e seu uso é moldado de acordo com as necessidades do cliente. Por padrão, o e-Kanban já conta com processos desenhados para que o cliente possa utilizá-los, mas cada contador/empresa contábil pode alterar os processos conforme seu próprio fluxo de atividades. Essa alteração é feita de maneira simples, pelo próprio usuário, apenas arrastando as tarefas de modo que elas sigam o caminho desejado dentro do fluxo.

Outra característica do e-Kanban é que a APP Contábil entrega o sistema pré-configurado, ou seja, já com as informações básicas dos clientes da contabilidade importados no sistema. O software é pago mensalmente de acordo com o número de licenças. São quatro planos disponíveis:

Plano mensal: R$ 29,90 por usuário (adesão mínima de 5 usuários)
Plano anual: R$ 19,90 por usuário (adesão mínima de 5 usuários)
Plano societário: R$ 49,90 por usuário (somente 1 usuário)
Plano certificado: R$ 24,90 por usuário (somente 1 usuário)

É possível adquirir o sistema em seu modo full (contábil, fiscal, RH e societário), ou apenas os módulos de Controle Societário ou de Controle de Certificados. Para saber mais sobre o e-Kanban acesse nosso site e/ou entre em contato.

APP Contábil: controle de processos e rotinas contábeis

Conheça e APP Contábil e o e-Kanban
Existem vários sistemas contábeis no mercado que atendem a diferentes tamanhos, tipos e nichos de negócios. Justamente por existirem diversas opções, já começamos dizendo que não viemos aqui para falar sobre mais um sistema de contabilidade.
Viemos falar para você sobre a APP Contábil, empresa desenvolvedora do e-Kanban, um software para controle de processos e rotinas contábeis, algo totalmente diferente. Para você entender um pouco mais, temos uma história para contar.

Era uma vez… a APP Contábil
Estamos desde 2017 no mercado, mas nossa história começou em 2011, quando percebemos que existia um padrão no controle dos processos: eles eram feitos em papel ou em planilhas que se perdiam ou que, quando compartilhadas, impediam a inserção de informações por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.
Em outras palavras, vimos uma ausência no controle de processos de RH, Contábil, Fiscal, Societário e em todos os controles pequenos, mas que causavam dores de cabeça para empresas e profissionais contábeis (como pagamento de multas por erro de processo ou por esquecer de entregar uma guia de imposto).
Para analisarmos melhor os problemas internos de uma contabilidade, fizemos uma parceria de exclusividade com a Organo (empresa contábil). Durante cinco anos, à medida que íamos observando as dores e os problemas que seus profissionais enfrentavam, fomos desenvolvendo uma ferramenta e a colocando para rodar. Nesse período nosso software atingiu maturidade.
Foi somente após os cinco anos que nos abrimos para o mercado. Assim surgiu a APP Contábil e exatamente por isso dizemos que literalmente nascemos dentro de uma contabilidade. Hoje, nos orgulhamos de termos uma carteira de clientes em expansão.

Nosso software
E-Kanban é o nome da ferramenta desenvolvida pela APP Contábil para empresas de contabilidade e contadores individuais. O software gerencia rotinas contábeis dos setores de RH, Fiscal, Contábil e Societário. Além disso, permite que o usuário crie prazos e metas para as equipes e melhora a comunicação interna entre os setores citados.
Com o controle sendo realizado por uma única ferramenta, informações não se perdem e a empresa não corre o risco de, por exemplo, deixar de entregar uma obrigação acessória porque olhou errado na planilha. A fim de que você entenda um pouco mais sobre as funções do e-Kanban, destacamos:
– Conciliação de Notas Fiscais;
– Comunicação entre setores;
– Controle de horas trabalhadas por cliente;
– Controle de metas;
– Controle de Certificado Digital;
– Controle de inadimplência;
– Controle do setor societário;
– Ficha técnica por cliente e por área;
– Entre outras.
O e-Kanban está disponível na nuvem e seu uso é moldado de acordo com as necessidades do cliente. Para saber mais, visite nosso site.

Para fechar…
Contamos um pouco sobre a APP Contábil e apresentamos uma visão geral do nosso software. Logo falaremos mais sobre o e-Kanban e mostraremos para você os ganhos que nossos clientes já estão vivenciando com a ferramenta.
Para não perder a próxima história, acompanhe nosso blog e siga-nos no Facebook. E se quiser saber mais sobre a APP Contábil, não esqueça: acesse nosso site e/ou entre em contato.

E-KANBAN

Gerencie seus processos Contábeis

e-Kanban é um gestor de processos, vai permitir a você e sua equipe controlar e priorizar o trabalho.

O sistema possui também relatórios que lhe auxiliarão no acompanhamento do desempenho da equipe em relação as metas estabelecidas.

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