O que é e como controlar o Certificado Digital?

Certificado Digital

Como a história (muitas vezes bem recente) registra, são vários os exemplos de empresas que tiveram seus dados acessados por terceiros, sofreram com fraudes em transações eletrônicas e viram informações sigilosas serem divulgadas. Tudo porque a internet é um meio aberto de comunicação.

Para resolver o problema, empreendedores e contabilistas contam com a Certificação Digital.

O que é o Certificado Digital?

Um certificado digital funciona como uma senha eletrônica. Ele possibilita que os dados trocados pela internet por uma pessoa ou organização sejam seguros.

Assim como uma carteira de motorista ou um passaporte, a certificação digital atesta a identidade de uma pessoa/empresa. Vai um pouco mais além: confirma a autenticidade das informações declaradas.

No certificado digital de empresas (e-CNPJ) constam o seu nome, a chave de identificação (que é um número) e os dados que a identificam nos sistemas de gestão e na Receita Federal. O e-CNPJ permite a autenticação da companhia em uma série de processos, tais como:

  • Acesso à Caixa Postal da Receita Federal
  • Consulta e alteração de dados cadastrais
  • Consulta de pendências fiscais
  • Transmissão das seguintes obrigações acessórias: DCTF (Declaração de Créditos e Débitos Tributários), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), ECD (Escrituração Contábil Digital), ECF (Escrituração Contábil e Fiscal), EFD (Escrituração Fiscal Digital) do ICMS/IPI e do PIS/COFINS/CPRB entre outras.

e-CPF: Certificado para pessoas físicas

Além do e-CNPJ, outro tipo comum de certificação digital é o e-CPF, certificado utilizado para pessoas físicas. Embora o empresário possa usá-lo para assinar digitalmente documentos na posição de representante legal da empresa, ele não serve para emitir notas fiscais eletrônicas, por exemplo.

Já algumas das atividades seguradas pelo e-CPF são:

  • Transmissão da ECD (Escrituração Contábil Digital)
  • Transmissão das Declarações de Imposto de Renda Pessoa Física
  • Consulta dos dados cadastrais
  • Atualização de endereço
  • Recebimento de mensagens enviadas pela Receita Federal
  • Verificação fiscal da Pessoa Física (verificar se existem pendências tributárias)

Quem precisa de certificado e como obter?

A certificação digital é uma exigência para todas as empresas, independente de seu regime tributário.

Para obter uma certificação deve-se escolher uma Autoridade Certificadora da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil). Cada AC (Autoridade Certificadora) tem a responsabilidade de associar uma pessoa física ou jurídica a um conjunto de chaves criptográficas que fazem a identificação da pessoa/empresa no ambiente online.

O certificado digital possui validade?

Sim, e justamente por isso um documento só poderá ser assinado eletronicamente enquanto o certificado estiver válido.

O recomendado é que a renovação seja solicitada com no mínimo 30 dias de antecedência.

Em um grande número de empresas a gestão do certificado eletrônico é feita pelo contador. Algumas organizações fazem o controle por meio de planilhas mas, como elas são preenchidas manualmente, existe sempre a possibilidade de um erro humano.

Por isso, o ideal é que esse controle seja automatizado. Desse modo, os certificados terão seus vencimentos controlados com a antecedência necessária para que a empresa não seja pega de surpresa.

Caso você queira entender melhor como um software faz o controle da certificação digital, entre em contato via botão de Whatsapp.

2 Responses