Quer resultado através de algo simples? Infelizmente não vai ser dessa vez.
Padronizar DÁ TRABALHO mas vale a pena.
Para começar, alguns apontamentos que sabemos que é necessário fazer:
- Solicitar às equipes que apontem se tal atividade está pronta ou não
- Fazer uma baixa automática desta entrega com uso de software
- Ter a certeza do cumprimento da atividade
- Manter o compliance
- Atestar que tal atividade foi concluída com o devido cuidado
- Saber, em caso de não cumprimento, qual foi o motivo do problema
E agora?
Opção a) Pegar tudo pra si e resolver da forma prática que já se sabe fazer
Opção b) apenas distribuir as atividades e esperar o relatório?
Qual escolher? Pois bem…
Nenhuma das duas opções.
Opção c) É sobre delegar mas ter o controle, não ficar alheio às rotinas porque apenas se sabe o quê tem de ser entregue, mas como e por quê.
Mapear entregas não é suficiente
A gestão da contabilidade vai além do mapeamento das entregas, é preciso ter o processo bem definido. Por isso, cumprir tarefas x cumprir processos são duas coisas diferentes. As tarefas fazem parte do processo.
E o que é o Processo?
São TODAS as etapas de trabalho para conclusão da atividade.
Ou seja, fazendo uma analogia com viajar, não é só saber o destino, mas a rota e os meios disponíveis.
Vejamos um processo contábil de solicitação de documentos ao cliente:
1ª Etapa
1. Os documentos chegaram ao escritório?
1.1 Se sim, têm falhas?
1.2 Se falta algo, o que pedir?
2. Tudo está lançado?
2ª Etapa
1. Conciliar
1.1 O caixa
1.2 Os bancos
1.3 Contas a receber
1.4 Estoque
1.5 Ativos permanentes
2. Fechar
3. Enviar ao cliente
3ª Etapa
1. Apresentar
Dentro de cada etapa deste fluxo devemos ainda nos preocupar com detalhes. Vejamos a etapa conciliar: devemos conciliar o caixa, os bancos, o contas a receber, os estoque, os ativos permanentes e por aí vai…
Toda a equipe contábil deve agir com o mesmo fluxo e apontar as mesmas etapas e atividades dentro delas.
Somente assim, após a avaliação do mês, vai ser possível entender:
- Quais os gargalos
- Onde precisamos melhorar
- Quais capacitações o time precisa
Pense em seu escritório como um conjunto de processos padronizados e inicie um controle efetivo para melhoria da gestão.
