Planejamento comercial na contabilidade

Como estruturar o comercial do escritório contábil

Crescer um escritório de contabilidade não depende apenas de conquistar novos clientes. É preciso organizar o processo comercial, acompanhar oportunidades, definir preços, estruturar propostas e manter um bom relacionamento depois do fechamento.

As indicações continuam sendo uma importante fonte de novos clientes para escritórios contábeis, mas contar apenas com elas pode limitar o crescimento. Um planejamento comercial para contabilidade ajuda a transformar o processo de vendas em uma atividade mais organizada e previsível.

Como fazer um planejamento comercial na contabilidade?

O primeiro passo é estruturar as etapas que fazem parte da venda e definir como cada oportunidade será acompanhada.

1. Padronize suas propostas comerciais

Tenha modelos de propostas para os diferentes serviços oferecidos pelo escritório. Isso facilita a elaboração dos documentos e ajuda a manter uma comunicação profissional e consistente.

Uma proposta comercial pode apresentar:

• Serviços incluídos;
• Responsabilidades do escritório e do cliente;
• Honorários;
• Obrigações acessórias;
• Condições de pagamento;
• Prazos;
• Serviços adicionais.

2. Defina uma política de precificação

A definição dos honorários contábeis precisa considerar não apenas o preço praticado pelo mercado, mas também o esforço necessário para atender cada cliente. Avalie fatores como:

• Quantidade de funcionários;
• Regime tributário;
• Volume de documentos;
• Número de empresas;
• Obrigações acessórias;
• Complexidade da operação;
• Serviços adicionais;
• Tempo necessário para execução.

Uma precificação de honorários contábeis estruturada ajuda o escritório a evitar propostas baseadas apenas em comparação de preços.

3. Acompanhe as oportunidades comerciais

Registre as oportunidades e acompanhe em que etapa cada negociação está: aguardando cliente, pronto para iniciar, pendência interna, proposta enviada, negociação, fechamento ou perda.

Esse acompanhamento permite identificar quais oportunidades precisam de atenção e quais etapas do processo comercial estão gerando melhores resultados.

4. Prepare-se para negociar

Tenha critérios claros para negociação de honorários e descontos.

Antes de reduzir o preço, procure entender o motivo da objeção e avalie se é possível ajustar o escopo, os serviços ou as condições comerciais.

5. Registre as negociações

Mantenha o histórico das propostas e negociações para que a equipe tenha acesso às informações quando precisar retomá-las.

Isso evita que informações importantes fiquem restritas a e-mails, mensagens ou à memória de uma única pessoa.

6. Analise o que funciona

Reúna as informações do processo comercial e avalie os resultados.

Quais serviços têm maior procura? Quais propostas têm maior taxa de fechamento? De onde vêm os novos clientes? Quais são os principais motivos de perda?

Essas informações ajudam o escritório a melhorar continuamente sua estratégia comercial.

E depois da venda? O pós-venda na contabilidade

O processo comercial não termina quando o cliente aceita a proposta. O pós-venda na contabilidade é importante para garantir que as informações da negociação cheguem corretamente às equipes responsáveis pelo atendimento e pela execução dos serviços. Uma boa integração entre comercial, gestão, financeiro e operação pode incluir:

• Manter as informações da negociação no perfil do cliente;
• Registrar serviços contratados e condições comerciais;
• Criar tarefas para a equipe responsável pela implantação;
• Encaminhar informações ao financeiro para cobrança dos honorários;
• Gerar ou encaminhar o contrato de prestação de serviços;
• Iniciar o processo de integração do novo cliente.

Quanto mais estruturado for esse processo, menor a chance de informações importantes se perderem entre o fechamento e o início do atendimento.

Como um CRM pode ajudar o escritório contábil?

Quando o número de oportunidades aumenta, controlar o comercial apenas com planilhas pode se tornar trabalhoso.

Um CRM, do inglês Customer Relationship Management, nada mais é do que uma central de gestão para relacionamento com o cliente. Nele que você centraliza informações de empresas e contatos, acompanha oportunidades, registra interações e visualiza em que etapa cada negociação está.

Além disso, a integração entre o processo comercial e os demais processos do escritório pode facilitar a transição entre a conquista do cliente e o início da operação.