Gestão de processos para escritórios contábeis

Planilhas, emails, mensagens e sistemas específicos ajudam a executar tarefas mas nem sempre oferecem uma visão conjunta do que está acontecendo no escritório.

O que é gestão de processos na contabilidade?

A gestão de processos na contabilidade consiste em organizar a maneira como as atividades são executadas, desde a entrada de uma demanda até sua conclusão, o que envolve definir etapas, responsáveis, prazos e critérios de acompanhamento, além de estabelecer como as informações circulam entre os setores.

Na prática, significa conseguir responder a perguntas como:

• Quais atividades estão em andamento?
• O que está atrasado ou depende de uma informação?
• Quem é responsável por cada processo?
• Quais demandas precisam de acompanhamento?
• Como está a distribuição das atividades entre as equipes?

Quando essas informações ficam espalhadas em diferentes ferramentas, o gestor precisa reunir os dados manualmente para entender a situação da operação.

Uma estrutura de gestão visual permite acompanhar os processos e identificar o que precisa de atenção sem depender exclusivamente de consultas individuais aos colaboradores.

Bora entender como estruturar melhor essas rotinas?

1. Gestão de processos para o departamento fiscal

Uma gestão mais clara do trabalho em execução, pode ficar assim:

• Atividades recorrentes e suas etapas.
• Prazos e prioridades.
• Pendências de documentos e informações.
• Demandas que precisam de acompanhamento.
• Responsáveis pela execução e conferência.

2. Gestão do societário e do paralegal

Entre as possibilidades de organização estão:

• Acompanhamento das etapas de cada processo.
• Abertura e alteração de empresas.
• Controle de documentos e pendências.
• Distribuição de atividades entre responsáveis.
• Acompanhamento de processos em andamento.

3. Gestão operacional para controladoria

A gestão precisa identificar onde existem atrasos, concentração de demandas ou atividades que dependem de outras áreas. Uma estrutura de gestão operacional para controladoria pode ajudar a acompanhar:

• Processos em andamento.
• Responsáveis e distribuição das atividades.
• Pendências e prioridades.
• Indicadores de execução.
• Informações que apoiam o acompanhamento da operação.

A gestão visual permite reunir informações operacionais para facilitar o acompanhamento do trabalho e apoiar a identificação de pontos que precisam de atenção.

Confira como o e-kanban pode funcionar para a controladoria

4. Controle de certificados digitais e vencimentos

Quando esse controle é feito por planilhas ou lembretes isolados, existe o risco de informações ficarem desatualizadas ou de uma renovação passar despercebida.

Um sistema de controle de certificados digitais pode ajudar a centralizar informações como:

• Certificados vinculados aos clientes.
• Datas de vencimento.
• Prazos que exigem acompanhamento.
• Situação das renovações.

5. Controle de horas na contabilidade

O acompanhamento das horas na contabilidade pode ser utilizado para apoiar análises sobre a rotina operacional e comercial.

Entre as necessidades mais comuns estão:

• Registrar o tempo dedicado às atividades.
• Consultar horas por colaborador ou processo.
• Acompanhar a distribuição do trabalho.
• Analisar o tempo dedicado a clientes e demandas.
• Reunir informações para relatórios gerenciais.
  
  

O registro de horas, por si só, não explica toda a produtividade de uma equipe. Ele oferece uma informação que pode ser analisada em conjunto com o volume de trabalho, a complexidade das demandas e os resultados entregues.

6. CRM para escritórios contábeis

O relacionamento comercial também faz parte da operação de um escritório contábil, uma oportunidade pode passar por diferentes etapas, envolver várias pessoas e exigir retornos ao longo do tempo.

Um CRM para escritórios contábeis pode ajudar a organizar:

• Cadastro de contatos e empresas.
• Oportunidades comerciais em andamento.
• Etapas de negociação.
• Responsáveis pelo acompanhamento.
• Próximas ações e retornos.
• Histórico de relacionamento.
  
  

Como organizar processos sem depender de várias planilhas?

Planilhas podem atender a necessidades específicas, mas conforme a operação cresce, manter diferentes controles atualizados pode exigir esforço adicional da equipe.

O problema não está necessariamente na ferramenta utilizada, mas na dificuldade de reunir as informações necessárias para acompanhar o trabalho.

Uma estrutura de gestão visual pode ajudar a organizar os processos em torno de cinco elementos:

1. Processo: qual demanda precisa ser executada.

2. Etapas: em que fase do fluxo a atividade se encontra.

3. Responsável: quem está encarregado da execução.

4. Prazo: quando a atividade precisa ser concluída.

5. Acompanhamento: quais demandas estão em andamento, atrasadas ou aguardando alguma ação.

Com essas informações organizadas, o gestor consegue consultar a situação dos processos e identificar pontos que precisam de atenção.

Gestão de processos e outros sistemas contábeis

Ao avaliar uma ferramenta de gestão de processos, é importante entender como ela se relaciona com os sistemas que já fazem parte da operação, quais informações podem ser integradas, quais processos exigem operação manual e quais recursos estão disponíveis para cada cenário, a ferramenta não precisa ser tratada como substituição automática do sistema contábil, ela pode ter o papel de organizar o acompanhamento das atividades e dar visibilidade ao andamento do trabalho.

Como escolher a estrutura de gestão adequada para seu escritório?

Depende. Depende principalmente do tipo de processo que precisa ser organizado.Para acompanhar certificados e vencimentos tem um jeito, estruturar fluxos societários ou acompanhar diversas áreas da operação, vale considerar:

Se você precisa organizar certificados e vencimentos, estruturar processos societários ou acompanhar diferentes áreas do escritório, conheça as possibilidades do e-Kanban, uma plataforma de gestão visual desenvolvida para organizar processos e acompanhar a operação de escritórios contábeis e controladorias.